Wolontariusze nie są „do pomocy przy wszystkim”. Jak podzielić zadania w lokalnej inicjatywie?
Przed lokalną akcją ustalcie z wolontariuszami, co zrobią, w jakim czasie i z czyim wsparciem. Nazwijcie również zadania, których nie obejmuje ich rola. Zgoda na pomoc przy wydarzeniu nie oznacza zgody na każdy obowiązek, który pojawi się po drodze.
„Na miejscu się dogadamy” jest często dla nas znajome i wygodne. Pamiętajmy jednak, że osoba, która dołącza do Was po raz pierwszy, nie wie, gdzie leżą materiały, kto podejmuje decyzje ani kogo poprosić o zastępstwo. Przychodzi z chęcią działania, a może spędzić początek spotkania na szukaniu kogoś, kto powie jej, co robić.
Wystarczy prosty plan omówiony przed wydarzeniem. Poniżej pokazujemy, jak go przygotować na przykładzie jednej akcji.
Jedna inicjatywa, cztery role
Załóżmy, że organizujecie w świetlicy sąsiedzką wymianę książek z warsztatem robienia zakładek.
Zanim rozdzielicie obowiązki, zapytajcie wolontariuszy o doświadczenie, zainteresowania i dostępność. Ktoś może przygotować zaproszenie z domu, ale nie przyjść na wydarzenie. Inna osoba chętnie poprowadzi warsztat, jeśli wcześniej pozna materiały i miejsce.
Takie podejście opisuje Volunteering Australia, organizacja odpowiedzialna za australijskie standardy współpracy z wolontariuszami. To praktyczne wskazówki dla organizatorów, aktualizowane na podstawie konsultacji z sektorem wolontariatu w całym kraju.
W opisanym przez organizację standardzie 3 role powinny mieć sens dla organizacji, być jasno określone i uzgadniane z wolontariuszami. To wskazówki organizacyjne, które mogą pomóc nam przemyśleć role wolontariuszy w społecznym projekcie.
W naszej przykładowej akcji podział może wyglądać tak:
Rola | Co robi ta osoba? | Czego nie bierze na siebie? |
Zapraszanie mieszkańców | Przygotowuje zaproszenie z terminem, miejscem i zasadami udziału. Po akceptacji przekazuje je do ustalonych miejsc, np. biblioteki i lokalnej grupy internetowej. | Nie zmienia zasad wydarzenia. Pytania wykraczające poza udostępnione jej informacje kieruje do koordynatora. |
Prowadzenie warsztatu | Przygotowuje materiały do zakładek, wyjaśnia sposób wykonania i prowadzi zajęcia. | Nie obsługuje wejścia na warsztaty ani nie dokumentuje całego wydarzenia. |
Wsparcie uczestników | Wita mieszkańców, wyjaśnia zasady wymiany i wskazuje miejsca zajęć. Pyta, czy potrzebują pomocy. | Nie podejmuje zadań wymagających szkolenia, którego nie zapewniliśmy. Trudniejsze sytuacje zgłasza koordynatorowi. |
Dokumentowanie efektów | Zapisuje informacje o przebiegu akcji, wykonuje uzgodnione zdjęcia i przekazuje materiały do podsumowania. | Nie publikuje samodzielnie zdjęć ani danych uczestników. |
Przy każdej roli wpiszcie imię, termin i przewidywany czas. Uwzględnijcie przygotowania oraz zakończenie pracy. Sprzątanie sali również potrzebuje ustaleń, zamiast domyślnego „kto zostanie, ten pomoże”.
Cztery role nie muszą oznaczać czterech osób. Można połączyć zapraszanie mieszkańców przed wydarzeniem z przygotowaniem podsumowania po nim. Nie da się natomiast uważnie prowadzić warsztatu i jednocześnie witać każdej osoby przy wejściu.
Jeśli brakuje rąk do pracy, ograniczcie program albo poszukajcie dodatkowego wsparcia. Nie przerzucajcie brakujących zadań na osobę, która ma spełniać zupełnie inną rolę.
Ustalcie granice i zostawcie miejsce na pomysły
Pamiętajmy też, że podział zadań nie powinien odbierać wolontariuszom poczucia wpływu. Osoba przygotowująca zaproszenia może przecież zaproponować lepsze miejsce ich udostępnienia, a prowadząca warsztat inny sposób pracy z grupą!
Ustalcie, co można zmienić samodzielnie, a co wymaga rozmowy. Takimi granicami mogą być budżet, godziny wydarzenia, bezpieczeństwo uczestników lub publikowanie materiałów.
Ceniona organizacja z Wielkiej Brytanii NCVO w poradniku o opisywaniu ról zaleca wskazanie zarówno odpowiedzialności, jak i czynności, których wolontariusz nie powinien wykonywać. Opis ma pomagać w działaniu, tak by nie zostawiać ludzi z domysłami.
Jeśli podczas akcji pojawi się dodatkowa potrzeba, zapytajcie o możliwość pomocy. Sprawdźcie, czy nowe zadanie nie koliduje z poprzednim i czy dana osoba ma potrzebne przygotowanie.
Jedna osoba kontaktowa, dostępna podczas akcji
Każdy wolontariusz powinien wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniem. P
odajcie imię, numer telefonu i miejsce, w którym można znaleźć tę osobę. Ustalcie także zastępstwo.
W naszym przykładzie koordynator odpowiada za przebieg spotkania i rozwiązywanie problemów wykraczających poza poszczególne role. Nie powinien być jednocześnie zajęty prowadzeniem całego warsztatu. To częsty błąd, który może utrudnić pracę zarówno koordynatorowi, jak i wolontariuszowi.
Poradnik „Ochotników warszawskich” podkreśla, że podczas krótkich wydarzeń koordynator powinien pozostawać w stałym kontakcie z wolontariuszami i być obecny na miejscu.
Osoba kontaktowa musi także mieć przestrzeń na konsultacje. Numer telefonu nie zastąpi wsparcia, jeśli nikt nie może go odebrać. Zaplanujcie koordynację tak samo jak pozostałe zadania.
Krótka odprawa przed przyjściem mieszkańców
Odprawa służy sprawdzeniu wcześniejszych ustaleń. Nie jest momentem na ogłoszenie wolontariuszom po raz pierwszy, czym będą się zajmować.
Przejdźcie wspólnie przez sześć pytań:
Co chcemy osiągnąć i jaki jest plan spotkania?
Kto odpowiada za poszczególne zadania?
Gdzie są materiały, toalety, wyjścia i apteczka?
Komu zgłaszamy problem lub zagrożenie?
Jak organizujemy przerwy i zastępstwa?
O której kończymy i komu przekazujemy materiały?
Pokażcie także stanowiska pracy wolontariuszy. Sprawdźcie, czy każdy ma potrzebne instrukcje i narzędzia. Zapytajcie: „Czego jeszcze potrzebujecie, żeby zacząć?”.
Takie praktyczne wprowadzenie zaleca również NCVO. Pamiętajmy jednak: jeśli zadanie wymaga szkolenia, krótka odprawa go nie zastąpi.
Dokumentujcie wykonaną pracę, nie tylko obecność
Zdjęcie zespołu nie pokazuje, kto przygotował zaproszenia, poprowadził warsztat i pomógł uczestnikom. W podsumowaniu nazwijcie te działania i opiszcie sprawdzone rezultaty, tak by praca wolontariuszy została doceniona.
Ustalcie wcześniej, jak zapisujecie zadania i czas zaangażowania, zgodnie z wymaganiami Waszego programu. Uwzględnijcie również pracę przed wydarzeniem i po nim, jeśli należała do uzgodnionego zakresu. Dokumentacja powinna odzwierciedlać rzeczywisty udział.
Osobie fotografującej przekażcie zasady wykonywania i udostępniania zdjęć. Nie pozostawiajcie jej samodzielnej oceny kwestii prawnych.
Podziękujcie za konkretny wkład
Po wydarzeniu łatwo od razu przejść do rozliczeń. Zatrzymajcie się jednak przy osobach, które współtworzyły akcję.
Podziękujcie za to, co rzeczywiście zrobiły. Zauważcie nie tylko prowadzenie warsztatu, lecz także przygotowanie sali, przekazywanie informacji czy porządkowanie materiałów. Ta mniej widoczna praca również zasługuje na uwagę.
Warto też dopasować formę podziękowania do osoby. Ktoś ucieszy się z publicznego wyróżnienia, ktoś inny będzie preferował osobistą wiadomość. Takie rozróżnienie proponuje NCVO w materiale o docenianiu wolontariuszy.
Zapytajcie też: co było jasne, czego zabrakło i co następnym razem warto zrobić inaczej? Zapiszcie odpowiedzi, zanim zaczniecie planować kolejną akcję.
Karta zadania wolontariusza do skopiowania
Wybierzcie jedno zadanie z najbliższej inicjatywy i uzupełnijcie kartę wspólnie z osobą, która ma je wykonać.
Nazwa inicjatywy: […]
Imię i nazwa roli: […]
Cel zadania. Komu i w czym pomoże: […]
Co konkretnie robię:
[…]
[…]
[…]
Czego nie obejmuje moja rola: […]
Co mogę zdecydować samodzielnie? | Co muszę wcześniej uzgodnić z osobą kontaktową? |
[…] | […] |
Miejsce, termin i przewidywany czas, także na przygotowanie: […]
Materiały, przygotowanie i wsparcie zapewniane przez organizatora: […]
Osoba kontaktowa, telefon i zastępstwo: […]
Odprawa: kiedy i gdzie: […]
Zasady bezpieczeństwa, przerw i zgłaszania problemów: […]
Jak zgłaszam zmianę dostępności lub rezygnację: […]
Kiedy zadanie jest zakończone i komu przekazuję efekty: […]
Termin krótkiego podsumowania: […]
Karta jest narzędziem organizacyjnym, nie zamiennikiem porozumienia wolontariackiego. Nie zastępuje obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, ubezpieczenia i informowania wolontariusza o jego prawach. Zasady te określają art. 44–47 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Funduszu Inicjatyw Międzynarodowego Roku Wolontariatu.
Komentarze